+31 (0) 30 602 16 17

Voor de projectmanager is herplannen en afstemmen part of life. Hoe maak je een succes van je project?

30 november 2017

Project Management, er zijn bibliotheken over volgeschreven. Nu is er ook niet één manier om een project aan te pakken. Met al die verschillende bedrijven, culturen en mensen. Zo bleek maar weer tijdens het avondseminar van Managementboek.nl in samenwerking met Brainnet. Drie experts én auteurs gaven antwoord op de vraag: ‘Hoe maak ik een succes van mijn project?’. Hoe moet je het wél en vooral niet aanpakken.

Laten we beginnen met wat je vooral niet moet doen. Volgens Nicoline Mulder, adviseur en docent, kan projectmanagement niet meer op de klassieke manier.

Daarvoor is de omgeving te complex en dynamisch geworden. “Tot de opkomst van ICT en internet waren projecten vaak nog overzichtelijk en duidelijk te volgen in hun ontwikkeling. In deze tijd gaat alles steeds sneller en is veel onvoorspelbaar, vaag, complex en onbekend. Mulder: “Bij complexe projecten zijn allerlei onderlinge verbanden. Alles is van elkaar afhankelijk. Veel projecten zijn nu te complex om op te breken in kleine stukjes. Wanneer je ze uit elkaar haalt passen ze daarna niet meer in elkaar.”

Ook Anne Meint Bouma, directeur Brainnet ziet dat door de invloed van onder meer technologie, wet & regelgeving, globalisering, wisselende consumentbehoeften en veranderende marktperspectieven projecten alleen maar complexer zijn geworden. “De wereld om ons heen staat niet stil. Organisaties hebben steeds meer behoefte om snel te organiseren, businessmodellen (door) te ontwikkelen en aan te passen.”

Orde in de chaos zien

Mulder pleit voor wat ze zelf ‘chaordisch projectmanagement’ noemt, een samentrekking van chaos en orde. “Ik probeer geen orde in de chaos te brengen of van chaos naar orde te streven, maar wel: het zien van orde in de chaos.” Daarbij kun je volgens Mulder beter geen tools gebruiken: “We proberen de wereld te structureren, maar de buitenwereld is te complex voor tools.” Verder moet je je niet bemoeien met de professionals: ze kunnen het prima zelf. Ze hebben een opleiding en jarenlange ervaring. “Leidinggeven aan professionals, niet doen! Je moet jouw teamleden, die gekozen zijn op basis van hun professionaliteit, vrijlaten. Niet steeds plannen, rapporten, reguleren. Professionals doen immers liever iets goed dan iets fout.”

Vertrouwen dat het wel goed komt

Kortom, managers moeten er meer vertrouwen in hebben dat het wel goed komt. “Vertrouwen is een van de belangrijkste voorwaarden om chaordisch projectmanagement te laten slagen. Chaos? Let it go. Accepteer complexiteit. Je eerste reactie als het anders loopt dan gepland is waarschijnlijk: Nee zo zijn we niet getrouwd / Nee dit gaat zo niet / Nee dit staat niet in je contract. Gaat het niet zoals gepland, laat het gebeuren. Niet gaan regelen. Niet gaan managen. Laat de dynamiek z’n werk doen. Geef het even de tijd en ruimte en het komt vanzelf goed. Je moet het faciliteren, begeleiden, maar niet ingrijpen.”

Wat je volgens Mulder wel moet doen: aandacht besteden aan wat wél goed gaat. Mensen zijn geneigd 80% van hun tijd te besteden aan de 20% die niet goed gaat. Zonde. Proberen recht te trekken wat krom is gaat nooit het verschil maken. “Geef je aandacht aan wat goed gaat, dan kan een project een enorme vaart maken.”

Wat zou de tomtom doen?

Iedere projectmanager weet: je kunt het nog zo goed plannen het loopt toch altijd anders. Frustrerend? Roel Wessels, projectmanager, natuurkundige en auteur van het boek ‘De complete projectmanager’: “De hedendaagse projectmanager heeft slapeloze nachten. Die heeft alleen maar met én, én, én te maken. En hij moet meer leveren. En het moet eerder af zijn. En er zijn wijzigingen. En hij moet controle hebben. En hij moet loslaten.”

Je zou er inderdaad slapeloze nachten van krijgen of: je neemt een voorbeeld aan de tom tom. Wessels: “De tomtom is een held. Geniaal wendbaar en hij toont actie. Loopt het weer eens anders dan gepland dan denk ik: wat zou de tomtom doen?”

Om te beginnen: hij houdt z’n mond als hij niets te zeggen heeft. Blijft altijd rustig, wordt niet boos als je voor de honderdste keer verkeerd rijdt. Dan berekent hij simpelweg de route opnieuw.” Voor de projectmanager is herplannen en afstemmen part of life. “Hou niet statisch vast aan je plan, accepteer wijzigingen. Leer je aan om elk moment, net als je tomtom, vooruit te kijken naar het doel en steeds de beste route te bepalen. Wijzigingen neem je zo automatisch mee zonder dat ze (opgeteld) een groot probleem worden.”

Waterval aan dingen die moeten gebeuren

Veel project managers weten eigenlijk al vanaf de start van het project dat ze de deadline niet gaan halen. Dat er meer moet gebeuren dan afgesproken en dat de kosten uit de hand gaan lopen. Over time, scope en budget dus.

Hoe realiseer je het project wél binnen afgesproken budget en tijd? Wessels: “Om te beginnen: wees vanaf het begin af aan zichtbaar naar je stakeholders, dat geeft vertrouwen. Het lijkt zo eenvoudig, toch gaat het vaak fout. Dat komt omdat we pas naar buiten willen treden als we een oplossing hebben. Tot dat moment wachten we met communiceren. “Typisch duikbootgedrag” zegt Wessels. Het komt er op neer dat je bij de start van het project ‘onder water duikt’, heel hard gaat doorwerken en pas aan het einde, als het af is, weer ‘aan de oppervlakte’ komt. In de tussentijd is er dus geen afstemming met de stakeholders. “Focus en je werk goed willen doen is belangrijk maar kan ook leiden tot blindstaren.”

Maak alvast de afspraak dat je iets komt melden

Wessels bedacht daarom voor zichzelf de ‘tienprocentconfrontatieregel’. Bij de start van de activiteit gaat hij het commitment aan om na ongeveer tien procent van de doorlooptijd al ‘boven water te komen’ en een tussenresultaat te tonen. “Je wacht dus niet af óf je iets te melden hebt maar maakt vooraf de afspraak dat je iets komt melden. Het is spannend, want vaak weet je dan helemaal nog niet wat je gaat vertellen. Maar dat komt vanzelf. Het commitment zorgt ervoor dat je meteen overzicht moet creëren en de belangrijke zaken duidelijk krijgt.”

Het interessante van het tienprocentconfrontatiemoment, vertelt Wessels, is dat je niet alleen uitstelgedrag voorkomt maar vooral dat je de opdrachtgever verrast met dat vroege resultaat zodat hij in de ‘meedenk-modus’ raakt en direct feedback kan geven. En wat je laat zien hoeft niet perfect te zijn want niemand verwacht al een eindresultaat.”

Van start

Rudy Kor, organisatieadviseur, trainer en auteur van verschillende managementboeken, gaf tijdens de avond vooral handvatten voor de start van een project: het Project Canvas. “Geen compleet nieuwe werkwijze,” benadrukt Kor. Wel ziet hij het als de manier om snel tot de essentie van het project te komen. “Met een Project Canvas kun je de hoofdlijnen visualiseren, ingewikkelde plannenmakerij voorkomen en samen snel tot de kern van je project komen. Bij de start van een project gaat een fase van improviseren vooraf. In die pre-projectfase hebben mensen niet zozeer behoefte aan volledigheid als wel aan een eerste globaal beeld van het project.”

Die kern van het Project Canvas bestaat uit korte antwoorden op de vragen: wat, hoe, wie, waarmee en waarbinnen.

  1. Wat? (Achtergrond, Probleem/Uitdaging, Doelen, Resultaat, Afbakening)
  2. Wie? (Opdrachtgever, Belanghebbenden, Projectteam)
  3. Hoe? (Aanpak, Risico’s, Afhankelijkheden)
  4. Waarbinnen? (Randvoorwaarden, Kwaliteit)
  5. Waarmee? (Tijd, Geld)

De antwoorden schetsen voor opdrachtgever en andere belanghebbenden wat de essenties van het project zijn en hoe het uitgevoerd gaat worden. Kor: “Met een Project Canvas kun je vervolgens met het management in gesprek over het nut en de haalbaarheid van het project voordat je er veel tijd en energie in hebt gestoken, want in de meeste gevallen is zo’n canvas in een dag te maken.”

Project Canvas en agile werken?

Bij veel grote organisaties wordt geleerd agile te werken of scrum of projectmatig creëren. Volgens Kor gaat dat agile werken prima samen met het project canvas. “Project Canvas is een werkmethode die we je aanreiken voordat je naar je eigen aanpak gaat. Het enige wat wij zeggen is: spring nou niet te snel naar die aanpak maar kies eerst wat je nou eigenlijk wilt. Dan kun je daarna de juiste afslag kiezen die je brengt waar je heen wilt met je project.”

Want zo blijkt tijdens deze avond: er is niet één manier voor project management. Dat is ook wat het zo interessant maakt. Bouma: “De sprekers benaderen de materie alle drie vanuit een andere hoek. Op basis van de presentaties is mijn inschatting dat het verhaal van Nicole bijvoorbeeld in de zorgsector erg goed gehoor zou kunnen vinden terwijl de aanpak van Rudy bijvoorbeeld weer beter bij de financiële / zakelijke dienstverlening past. Ik denk dat het belangrijkste gedachte van de avond is: wees je bewust van je rol. Technisch kan alles kloppen. Je kunt op de automatische piloot werken maar dan mis je soms signalen.”

Bron: ZiPconomy, tekst door Juliette de Swarte.

>>>Voor de projectmanager is herplannen en afstemm...