Wat maakt dat een planning echt werkt?

Wat maakt dat een planning echt werkt?

Bouwkundige Frank Sipkes besloot in 2011 voor zichzelf te beginnen. Dat was een slechte timing, want de flexibele schil ging er bij veel bedrijven juist uit. Een groot planningsbureau wilde hem wel detacheren. “Planning?”, dacht Frank, maar hij is het wel gaan doen om zijn kansen op werk te vergroten. Zijn eigen bedrijf in planningsmanagement voor bouw en infra 7Scope groeit inmiddels hard.

“Ik ben blij met de beslissing om zzp’er te worden. Daardoor heb ik mooie projecten kunnen doen en me veel sneller kunnen ontwikkelen. Er zit wel een keerzijde aan: onzekerheid over nieuwe projecten en afhankelijkheid van je gezondheid. Als je je brood in 32 uur kunt verdienen is dat mooi. Die andere 8 uur gaan naar acquisitie, website, administratie. En ontwikkeling, want net dat stukje meer doen is een aanrader voor zzp’ers. En zoek elkaar op; je kunt kracht halen uit anderen.”

Op veel fronten is Frank actief: technisch, organisatorisch en adviserend naar de directie. Daarom vindt hij het vak zo leuk. Door zijn achtergrond als bouwkundige wist Frank wel wat van planning, maar wat maakt dat een planning werkt en echt voorspellend is? “Na veel grote projecten werd mij duidelijk dat er maar één knop is waaraan je kunt draaien: de organisatie. Als je achterloopt, moet er iets in de organisatie veranderen: mensen erbij, of zaken uitbesteden. Dat was een eyeopener.”

Eerst het proces aanpakken

Zijn laatst afgeronde grote project was de Noorderlijn in Antwerpen: de aanleg van 9 km tramlijn, een ondergrondse parking en een tunnel onder de Leien plus de reconstructie van 3 km ringweg en het ondergrondse tramstation Operaplein. Toen Frank daar kwam, keek men tegen een enorme achterstand aan van een jaar. “Het project was niet onder controle en mij werd gevraagd om als consultant en integraal planner een effectief planningsmanagement op te zetten. Ik kwam erachter dat niet de planning, maar het proces belangrijk is. Eerst heb ik het proces op orde gebracht, waarna er als vanzelf een goede planning ontstond. Een vaste planning heeft geen zin, want de werkelijkheid verandert steeds.”

Live plannen

De computer mag de planning niet domineren, vindt Frank. Lean plannen betrekt de mensen die het werk uitvoeren erbij en door hun expertise wordt de planning effectiever. “De opvolger noem ik live plannen, wij verwerken de voortgang live op de beamer in het planningsoverleg”, zegt Frank. “Laat de mensen die ermee werken voelen dat het hún planning is. Als iemand een achterstand rapporteert op een taak, ziet hij de taken die daaraan gekoppeld zijn allemaal naar achteren schuiven. Door dat live te doen, voelen mensen eigenaarschap en denken niet, o dat is de planning van de planner en wij gaan gewoon onze eigen gang.”

Bedreigingen

“Je kunt een planning even snel aanpassen zodat het allemaal weer past, maar als je juist de verschuivingen en bedreigingen laat zien, kunnen er beheersmaatregelen worden genomen. Dat levert de opdrachtgever een behoorlijke kostenbesparing op en geeft de medewerkers houvast. De discussie gaat dan alleen nog over probleemoplossing. Een planner van Scope7 houdt zich ook actief bezig met de sfeer binnen een team en legt verantwoordelijkheden op de juiste plek. Vingerwijzen als er een fout is gemaakt leidt tot niets, probeer liever de problemen van een ander te begrijpen want je eigen problemen ken je wel. We maken allemaal fouten, er gebeuren altijd onverwachte dingen. Als we weten wat er fout gaat, kunnen we daarmee verder.”

Kracht halen uit anderen

Het meest trots is Frank op de Noorderlijn Antwerpen, de dubbeldeks tunnel in Maastricht en zijn aandeel in OpenIJ, de nieuwe zeesluis in IJmuiden. “En ik heb de planning gemaakt voor de winnende tender voor een deel van de Rondweg Antwerpen, dat project is nu in uitvoering. Bij OpenIJ werd ik na een jaar weggestuurd. Dat was niet leuk, maar uiteindelijk heb ik daar heel veel van geleerd. Na een coachingstraject ben ik er sterker uitgekomen.”