Een implementatieproces vanaf de keukentafel

Een implementatieproces vanaf de keukentafel

Maart 2020. Het nieuws deed uitvoerig verslag over de coronasituatie in het zuiden van Europa. Maar het leek nog ver weg, in Nederland leek het nog rustig. De zaken liepen zoals normaal en Brainnet had net een aanbesteding gegund gekregen. Diverse meetings over de planning en het onboarden van de inhuurdesk waren in volle gang. Het was de afstemmingsfase. Toch werd er met een schuin oog naar het zuiden van Europa gekeken. Zal dit wel overwaaien?

April 2020. Twee weken geleden is de intelligente lockdown ingetreden. Het advies van de overheid was duidelijk: Werk zoveel mogelijk thuis. Brainnet volgt hierin de adviezen en richtlijnen van het RIVM en moest snel schakelen. Elke werknemer kreeg zijn eigen laptop en afspraken op kantoor werden omgezet naar online afspraken. Op donderdag was de persconferentie en de maandag erop zat heel Brainnet te werken aan zijn eigen keukentafel.

Het is een flinke stap om een organisatie naar een thuiswerksituatie om te zetten. Niet alleen Brainnet moest deze omschakeling maken maar ook de klanten, externen en andere organisaties waar dagelijks mee samengewerkt wordt. Ook zij moesten plots vanuit huis gaan werken en zaten, of zitten nog steeds, in een hele andere structuur dan ervoor.

De klant waar het implementatieproces in volle gang was schakelde, net als Brainnet, heel snel. Voorbereiden op iets als dit kan bijna niet. De implementatieplannen, de fysieke afspraken en de projectplanning, alles was plotseling anders. De situatie heeft er voor gezorgd dat Brainnet gedwongen werd creatief te denken en samen met de klant zocht naar een andere manier van werken. Door middel van moderne technieken is het persoonlijke contact behouden. Er is een frame geschetst met de klant, zodat er structureel overleg was en de bereikbaarheid optimaal bleef. De presentaties die normaliter face-to-face plaatsvonden, zijn bijvoorbeeld vormgegeven doormiddel van YouTubevideo’s. Hierdoor konden de video’s bekeken worden op een tijdstip die voor de betrokkenen het beste uitkwam. De flexibiliteit van zowel Brainnet als de klant zorgde voor een soepel verloop van het implementatieproces. Ondanks de beperkingen. 

Mei 2020. Het was niet makkelijk, en verreweg van normaal. Maar de implementatie van de inhuurdesk is volgens de planning afgerond. Fijn voor de klant en voor Brainnet een eye-opener: zelfs in lastige tijden kunnen we de kwaliteit leveren die we beloven. Zelfs vanaf de keukentafel of zolder.

Tips voor een succesvol implementatieproces

  • Zorg voor een interne projectleider. Een vast aanspreekpunt voor de inhurende managers en dus ook voor Brainnet.  
  • Betrokkenheid is de belangrijkste factor voor het succes van een project. Zorg voor betrokkenheid door een brede afvaardiging op directieniveau in de stuur- of projectgroep. Betrek daarbij ook de HR en Inkoop teams van de klant.
  • Analyseer tijdig de inhuurpopulatie. Waar heb je mee te maken? Wat zijn de bijzondere afspraken met leveranciers? Zorg dat dit duidelijk is voor beide partijen.