Vragen? Bel +31 (0) 30 602 16 17

Bedrijven voor 70% afhankelijk van leveranciers

Erik de Bruine, algemeen directeur NEVI en Jeroen Hulsman, directeur opleidingen en trainingen NEVI op 14 december 2016

Bedrijven voor 70% afhankelijk van leveranciers

“Organisaties zijn voor het realiseren van hun doelen voor 70% afhankelijk van hun leveranciers. Innovaties, het inzetten van technologie, het bieden van kwaliteit, veiligheid, duurzaamheid en kosten. Op al deze aspecten hebben leveranciers grote invloed. Als je weet dat het succes van je organisatie in belangrijke mate afhangt van leveranciers, dan moet je nadenken over inkoop”, meent Erik de Bruine, algemeen directeur NEVI.

NEVI is de derde inkoopvereniging van de wereld en al 60 jaar het kennisnetwerk voor inkoop- en supply-management. Erik: “Ons doel is het inkoopvak te professionaliseren. Dat doen we onder meer door het delen van kennis binnen onze vereniging en het aanbieden van branche-erkende opleidingen en trainingen. Voordat ik in 2012 de overstap maakte naar NEVI, was ik in diverse rollen werkzaam binnen de Rabobank en De Nederlandsche Bank. In de tijd dat ik directeur inkoop en daarna  facilitymanagement was, groeide bij mij het besef hoe cruciaal professioneel leveranciersmanagement is. Binnen de facility dienstverlening werkten namelijk op dat moment 900 mensen waarvan er slechts 300 in vaste dienst waren. We huurden dus 2/3 deel van de mensen in! Ik besefte: mensen zijn niet je soft skills maar je hard skills. Die afhankelijkheid vraagt om een zeer zorgvuldig inkoopproces en een professionele wijze van samenwerken met leveranciers.”

Kennis en kunde maximaal benutten

Jeroen Hulsman, directeur opleidingen en trainingen binnen NEVI vult aan: “We zien in de praktijk nog té vaak dat inkopers doorslaan in het omlaag krijgen van de prijs. Dit gaat vrijwel altijd ten koste van de kwaliteit van het product, de innovatie en het brengt bovendien risico’s met zich mee. Wij willen inkopers inspireren om verder te kijken dan alleen het kostenplaatje. Het gaat erom dat je de juiste balans weet te vinden tussen kosten, waarde en risico (cost, value, risk). Maar vooral dat je je leveranciers de ruimte geeft om na te denken over hoe ze jouw probleem of wens kunnen oplossen. Neem bijvoorbeeld de aanbesteding die werd uitgeschreven voor het nieuwe regeringsvliegtuig. In de aanbesteding zijn zeer gedetailleerde omschrijvingen opgenomen van de eisen tot op detailniveau. Zo moet er bijvoorbeeld tapijt in met een 12mm hoge pool. Door details te specificeren, wordt op geen enkele manier meer gebruikgemaakt van de creativiteit en het innovatieve vermogen van de leverancier. In mijn ogen is het veel beter als de inkoper het ‘waarom’ van wensen omschrijft, of het ‘effect’ en de ‘doelstellingen’. Dan ontstaat er een situatie waarbij je maximaal gebruikmaakt van de kennis en kunde van leveranciers. Misschien komen zij met een veel betere of slimmere oplossing en tegen lagere kosten. Natuurlijk blijven er situaties waarbij voorschrijven noodzakelijk is, bijvoorbeeld als het gaat om (wettelijke) veiligheidsnormen.”

Lage prijs? Let op de risico’s!

Inkoop heeft altijd al een belangrijke plek ingenomen in de loopbaan van Jeroen. “Voordat ik mij drie jaar geleden bij NEVI aansloot, was ik binnen de Rabobank verantwoordelijk voor het inkoopteam dat zich richt op de inkoop van goederen en diensten voor het primaire proces van de bank. Ik hield mij verder bezig met professionalisering van inkoop binnen Rabobank Nederland. Daarvoor was ik als adviseur werkzaam bij Accenture en werkte ik voor partijen als DSM. Ik ontdekte hoe belangrijk het is om met je leveranciers afspraken te maken over zaken als risico’s bijvoorbeeld. Ook dat wordt denk ik door inkopers nog vaak onderschat.” Erik beaamt: “Neem iets eenvoudigs als de inkoop van een promotie-artikel. Hier wordt vaak de nadruk gelegd op prijs. Maar wat als je bijvoorbeeld een speeltje uitdeelt aan kinderen en er blijken giftige stoffen in te zitten? Leuk hoor dat je als inkoper de prijs hebt weten te drukken, maar als bedrijf kun je dan wel inpakken. De reputatieschade kom je niet meer te boven.”

Duurzame samenwerking

“Wat belangrijk is”, vervolgt Erik, “is dat je op zoek gaat naar de beste leveranciers die een bijdrage leveren aan jouw doelstellingen. Daarbij is het oud denken dat je als organisatie kunt bepalen wie je inhuurt. Je bent namelijk als bedrijf afhankelijk van de beste leveranciers. Zij moeten het aantrekkelijk vinden om met jou als organisatie te werken. Wij helpen organisaties, en met name inkopers, bij het ontwikkelen van een professionele inkooporganisatie waarbij leveranciers de vrijheid krijgen om met innovatieve oplossingen te komen. Daarbij moet je als inkoper kritisch zijn met welke partners jouw leverancier samenwerkt. Het gaat erom dat je inzicht krijgt in de totale keten. Als je de ideale samenwerking tussen jou en de leverancier hebt gevonden, zal de beste leverancier met jou wíllen werken. Door te investeren in een duurzame samenwerking, is het een kwestie van ‘plug and play’ als je elkaar nodig hebt.”

Leveranciersbinding

NEVI werkt ook binnen haar eigen organisatie aan professionalisering van haar primaire inkoop. Jeroen: “Bij NEVI werken 48 mensen in vaste dienst en we werken samen met 150 professionals die we flexibel inzetten. We zijn voor onze dienstverlening afhankelijk van docenten, hoogleraren, kennispartners en andere externe deskundigen die met ons samenwerken in onze ambitie om inkoop verder te ontwikkelen en excellente opleidingsproducten en diensten aan te bieden. Naast de inhoud, moeten ook zaken als tarieven, contracten en uitbetaling professioneel geregeld zijn. Het binden van onze flexibele schil is daarnaast voor ons een belangrijk thema. We organiseren bijvoorbeeld regelmatig bijeenkomsten, faciliteren intervisie en bieden trainingen aan bijvoorbeeld  op het gebied van didactische vaardigheden.”

Bijdragen aan een betere wereld

Erik besluit: “Het is onze missie dat organisaties beseffen dat ze steeds afhankelijker zijn van leveranciers. En dat er awareness ontstaat dat inkopers een cruciale rol spelen in het succes van de organisatie. Dat het niet gaat om de laagste prijs maar dat je kosten, risico’s en toegevoegde waarde met elkaar in balans brengt. Alleen op die manier kun je als organisatie duurzaam groeien, innovatief zijn en bijdragen aan een betere wereld.”